文書業務是個可簡單、可複雜的職務，其管理關鍵在於是否有清楚的文件歸類與文書整理，當文件被條理化分類、文件歸檔，在緊急狀況需調資料時，能輕易取得運用；倘若文件被隨意放置，少了系統化文件管理，可想而知，後續必會嚐到找不到資料的苦頭了。