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by 郭俊成

 
郭俊成
講師姓名: 郭俊成
現任職位: 上市企業集團高階經理人
專長課程: 行銷管理,人力資源管理,經營管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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有效會議四原則
文章類別時間管理 人氣值:♥944
有效會議四大關鍵。 第1招、出席人選適當 一項會議能否開得有效果,首要關鍵因素就是與會者。因此,慎選與會人選,是會議能否開得好的第一步。

1.與開會主題直接相關:部門內直接相關的人,才需要出席,避免不相干的人參加,徒然虛耗資源。若是跨部門會議,請別的部門主管指定出席者,後續開會由被指定者出席,但必須將開會通知及會議結論同時寄給被指定者。

2.控制開會人數:開會人數最好不要超過十人,否則會議很難有效率。若開會人數太多,必須分組、分子題討論。

3.事先指定會議記錄者:會議紀錄至關重要,但許多人往往忽略這一點。開會之前,必須先指定誰來做會議紀錄,詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。

第2招、沒準備,別來開會 很多人兩手空空來開會,光是讓每個人進入狀況便耗掉許多時間。 每個人都做足準備,發言討論才能夠切中問題,否則會議很容易陷入冗長無聊、浪費時間、難以達成結論。

1.事先說明會議的主題及目的:為避免離題及散亂,開會前必須寄發開會通知,清楚說明會議主題及目的,並指定報告人員。

2.事先將議程寄發給與會者:議程中除了討論事項之外,必須訂定報告時間、討論時間等細節,以利會議的推進。

3.備妥並閱讀報告資料:每位與會者均做足準備,會議才能迅速進入有效討論及決議。

第3招、有議必有決 會議會而不議,議而不決,決而不行。這些問題,都出在議程管理不當及未釐清責任歸屬。

1.檢視上次決議進度:會議一開始,必須先檢視上次會議結果的執行進度,是否有發生問題或遇到困難?方向和時間表需不需要修正?然後才進行新事項議題的討論。

2.討論集中:進行報告時,為避免報告遭到打斷,疑問可提,發表意見則不宜。討論時,必須確保不離題。一旦離題,主管必須適時拉回主軸。與會人員意見衝突爭執不下時,主管必須懂得適度仲裁。必要時可動用表決解決爭議。

3.議必決、決必行:達到決議之後,指定負責及協辦人員,議定完成任務日期、進度檢查點(check points)及凍結點。檢查點目的在於進度回報及進度管理。凍結點指的是過了某個時間之後,該決議不得再做大幅度變動,以免造成混亂及延誤。 4.會議紀錄:會議紀錄必須包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言,以及決議、負責執行人員、檢查點及凍結點。紀錄整理好之後,開完會的當天、最遲隔天,就把會議紀錄傳給所有與會者。

第4招、開會不拖拉 開會最忌不準時開始,不準時結束,兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本,同時延誤相關人等後續時程。

1.準時開始、準時結束:明訂會議開始時間,遲到超過十分鐘不得進場,嚴格制行,讓開會準時變成部門習慣。

2.進程時間控管:事先寄發議程,開會時將議程寫在白板上,嚴格按照時間表開會,如果議題討論即將超時又尚未達成決議,主管必須動用表決或親自決議。

發布日期:2016/02/17
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