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by 項義順

 
項義順
講師姓名: 項義順
現任職位: 佳威企管企業管理顧問/企業管理訓練講師/職涯管理講師/創業管理講師/職場管理講師
專長課程: 行銷管理,財務管理,人力資源管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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善用時間管理技巧處理E-mail資訊
文章類別時間管理 人氣值:♥2133
發表者:項義順顧問

面對資訊愈來愈多、愈來愈快的事實,大家愈來愈擔心自己是不是會漏掉某些資訊引發問題,或是因為資訊接收過慢成了跟不上潮流的原始人。

因為電子產品普及與功能多樣,許多電子產品(電腦、平板、手機、相機)都已具備上網功能,也讓大家三不五時就上網看資料或是接收資料。

你一天花了多久時間來看E-mail資料呢?大多數人的回答是有空就看、回到位置上開電腦時第一件事情就看E-mail,有些人又有收mail不管是否重要都會馬上必看的習慣,所以會因為看E-mail而浪費許多時間。

因此可以善用下列時間管理技巧處理E-mail資訊:

集中時間觀看E-mail:每天早上與下午各一次觀看E-mail,一般人的mail信件並不頻繁,而且重要mail的信件數並不會多,所以一天兩次的頻率已足夠應付,大家可能會擔心萬一是緊急的mail怎麼辦呢?其實如有緊急事件,聯絡通知的方式就會使用電話或簡訊,而非mail。

設定E-mail類型:不論是Outlook、Express等等軟體都可以設定E-mail類型設定、E-mail分類、E-mail提醒的功能,在此建議至少要設定重要信件(例如:主管的mail、客戶的mail)與垃圾信件(廣告信件),重要信件可增加設定來信提醒功能,垃圾信件則直接丟入垃圾郵件中。

建立E-mail原則:垃圾mail不開、來路不明的mail不開、非攸關公事的mail不在上班時間打開(中午休息時若需放鬆心情可看)、一次打開需要看的mail、mail看完如非重要需留存者一律刪除,藉由這些原則可以讓使用、閱讀Email的速度變快,有效節省時間。

項義順顧問時間管理文章在

http://www.goodtraining.com.tw/infor.html

http://blog.sina.com.tw/goodway/

http://goodtraining.pixnet.net/blo

發布日期:2013/03/25
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