主管主持會議時,遇到衝突是必然的狀況;事實上善用衝突可能帶來建設性的好處,如幫助與會者從不同的觀點思考、強迫大家聽取反對的意見因而整合成更好的決定。
會議中最常見的衝突原因包括:與會者對事情的認知不同、未充分討論及溝通、信念與價值觀差異太大、期望得到的結果不同。專家分析一般人處理衝突有五種方法: 1. 面對面法-以建立共識為目標,鼓勵對立雙方及中立立場者公開表達意見及感受。 2. 妥協法-由某一方或對立雙方稍做妥協。但妥協出來的方案未必是最佳方案。 3. 安撫法-呼籲大家顧念人情而往往讓事情惡化。 4. 權勢法-較高階主管以權勢片面決定。 5. 強迫法-以權勢以外的方法強迫別人接受自己的意見。
專家認為面對面法是處理衝突最有效的方法,因此主持人應正向看待衝突,實務上則可以運用以下原則處理衝突的情境: 1. 保持理性客觀的態度,避免自己及與會者陷入情緒糾結。
2. 讓與會者得知任何意見都受到尊重與歡迎,並鼓勵與會者分享感受,有助於營造合作的氛圍。
3. 重新釐清會議要達成的目標,幫助與會者聚焦。
4. 確保正反雙方都獲得公平的機會陳述彼此的立場、支持的理由。
5. 當對立雙方都已完整陳述己見後,給與會者足夠的時間思考並回應。另外善用持中立立場者的意見,嘗試整合所有分歧的意見。
6. 發揮幽默感緩和緊張的氣氛。
7. 若衝突無法立刻化解,可以暫停休息,或擇日再議。
「共識」是指獲得所有與會者一致的支持,在會議中要形成共識可以遵循幾個原則:首先要讓與會者了解在會議中有不同的意見是自然現象;要求與會者客觀表達而非辯護自身立場、同時也傾聽別人的回應意見;當討論觸礁時試圖找出大家都可接受的方案而非分輸贏。
除了共識法之外,在會議中做決定的方法還有投票表決的方法,特別是人數多的會議中常採用投票法。另外在形成共識前也可以運用為每項方案評分法,逐步淘汰得分較低的方案,重覆幾次後直到形成一個大家都認可的方案。 |