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by 廖淑純

 
廖淑純
講師姓名: 廖淑純
現任職位: 葛吉夫催眠中心講師,粉奇蹟藝術中心執行長, 家庭藝術陪伴系列樂齡粉彩帶領人培訓講師
專長課程: 行銷管理,人力資源管理,經營管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
 
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廖淑純老師談:主管如何主持有效的會議–事先架構議程
文章類別領導與激勵 人氣值:♥891
主持會議是身為主管日常的管理工作項目之一,但許多會議卻是會無好會、議而不決,因此形成了時間、物力與人力資源的浪費。如何主持有效的會議不但是每位主管的必備管理職能之一,也是主管必須精熟的溝通職能之一。

在決定開會之前首先要思考「會議的必要性」,也就是「會議要達成什麼目標」、「要達到這個目標的最佳途徑是開會嗎」? 視目標是要「傳達資訊」或「解決問題、形成決策」來思考,例如目標是要「傳達資訊」,假設要宣佈每月可申請的影印紙數量限制的規定變更,也許只要在公司內部網路及公佈欄公告即可;但如果是要宣佈請假規定變更,因攸關薪資及職務代理人,且需要讓員工有提問的機會,那就應該召開會議。至於「解決問題、形成決策」的會議則通常要召開會議且限制有權參與會議的人數。

決定開會後,可使用6W2H來架構會議的議程。 I.What要達成什麼會議的目標: 傳達資訊、解決問題、形成決策、制訂行動計劃、分派工作。會議中要宣佈或討論哪些重要事項? II.Why為什麼要開會:開會是達成這個目標的最佳方法嗎? III.When何時舉行:一週間的哪一天/一天的哪一個時段較適當?需要參與會議的人都有空嗎?會議中要宣佈或討論的重要事項各須分配多少時間?若會議預定時間太長,應該排中場休息時間。 IV.Who由誰去做: 會前: 誰蒐集並彙整會議所需的資料/統計數字、誰製作/發送議程及正式開會通知 會中: 誰主持、誰負責記錄、誰負責計時、 會後: 誰負責製作會議報告、誰負責發送會議報告並確認相關人士收到會議決議 V.Whom對誰溝通:哪些人(部門)應該參與此會議、哪些人(部門)應該提供會議所需的資料/統計數字 VI.Where在什麼場合開會:公司內部或外租場地?是否提供餐飲或文具,如飲水、咖啡、紅茶、小點心、筆、紙? 需要哪些設備:投影機、筆電、簡報器、攝影機等…? VII.How如何做才能做得更好:是否需要制訂會議規則以利會議進行 VIII.How Much要花多少錢:預算掌控

大部分公司或部門都有例行會議,往往在例行會議中並未準備正式的議程,但為了節省會議消耗的時間,主持人不妨在會議一開始以口頭與成員約定一個議程,將要討論的事項依重要性排序,並約定散會的時間,這樣有助於大家集中焦點進行討論,而不至於偏離主題。

制訂會議規則則指:遲到的罰則、能否抽煙、衝突發生時如何解決以及解決方案多於一項時如何決策的規定。

身為會議主持人,要事先為議程中的每個項目分配大致要用到的時間,包括可預期的異議討論、提問、形成決策的時間。另外,有些議題若較複雜需要更多時間思考或蒐集資料,不妨暫緩做決定而採擇期再議的方式。

發布日期:2012/12/26
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