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by 項義順

 
項義順
講師姓名: 項義順
現任職位: 佳威企管企業管理顧問/企業管理訓練講師/職涯管理講師/創業管理講師/職場管理講師
專長課程: 行銷管理,財務管理,人力資源管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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溝通管理技巧---如何運用E-MAIL進行良好溝通
文章類別溝通 人氣值:♥2007
發表者:項義順管理顧問 更多溝通管理文章在佳威企管部落格

在時間就是資源就是金錢的考量下,雙方要面對面溝通並不容易,要許多人聚在一起討論除了會議時間外更是難上加難,也因此電子郵件的溝通在職場上愈來愈密切。

電子郵件溝通的好處是可以一次發給多人,除了想表達的事項外也可以提供相關資料讓其他人了解,但是壞處在於如未經過有效的彙整與表達很容易造成人員誤解與衝突產生。

也因此在使用電子郵件溝通時要更加注意下列事項:

主旨說明:主旨的敘述是讓收MAIL人員瞭解這封MAIL的要告訴他的事項,主旨不清楚可能會被當作一般MAIL,陷入在一堆電子郵件中,如認為有其重要性或需回覆時可在主旨欄上備註說明。

收件者/副本/密件副本應用:通常收件者為主要負責人員或是執行人員,副本為其主管或是需要了解的人員,密件副本除非上級主管特別交代要用此方式寄給他,否則不建議使用,以避免讓人有報馬仔的感覺。

MAIL內容:依據人、事、時、地、物相關過程結果當作撰寫參考,撰寫時建議寫對方名字時要加稱謂與問候語,在內容說明可以用條列式說明、如有需要讓人特別注意的地方可以字體加粗或用醒目顏色標示。

提供資料:資料內容需要特別注意真實性、完整性與最新版,寄出去的資料如有錯誤時會造成混亂,所以在寄出前建議再檢查一次,同時也要注意檔案的格式與版本,以免收到郵件的人員打不開增加對方困擾。

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發布日期:2012/11/12
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