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by 項義順

 
項義順
講師姓名: 項義順
現任職位: 佳威企管企業管理顧問/企業管理訓練講師/職涯管理講師/創業管理講師/職場管理講師
專長課程: 行銷管理,財務管理,人力資源管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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會議管理技巧---開會會議管理實戰應用技巧
文章類別經營團隊 人氣值:♥2222
發表者:項義順管理顧問 更多會議管理文章在佳威教育訓練中心部落格

每當輔導的企業主管向自己抱怨說公司會議開不完,根本沒時間做事情時,就不禁讓想到自己也曾經在產業界擔任主管從早上進公司開會開到晚上11點多的情形,感覺自己擔任主管最大的用處就是參加會議,難怪網路上流傳開會打油詩道出許多人的心聲。

開會一定要如此難過嗎?當然不是,開會要開得好還是有規則和技巧的喔!

會議呈報核准:會議主持人要召開會議前須經過跨部門的主管核准(例如:廠長、協理、副總),其呈報內容需要包含:預計開會日期、所需時間、討論議題、參與人員、之前會議內容與執行狀況,讓上級主管決定是否要召開此次會議與是否需要這些人員參與會議,減少不必要的會議次數,也讓會議主持人更謹慎的處理每次會議。

會議規則制定:開會前多久的時間須將會議議題與討論事項分發給參與會議的成員,開會時人員遲到罰則訂定,開會時不可接手機,會議超過預定規畫時間責任歸屬。

會議PDCA執行: 開會時會而不議、議而不決、決而不行、行而不果,是開會時的大忌,所以會議中除了主席針對會議議題事項作最後裁決外外應有會議記錄人員記錄議題討論結果、同時在每個議題上須有負責執行人員與執行確認人員,並在議題上註記應完成時間與實際完成時間欄位,讓每次會議都有其進度與執行成效。

會議品質好壞取決於公司主管的重視程度,只要公司主管願意做好開會管理,相信開會也會開得有效益。

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發布日期:2012/12/13
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