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by 郭俊成

 
郭俊成
講師姓名: 郭俊成
現任職位: 上市企業集團高階經理人
專長課程: 行銷管理,人力資源管理,經營管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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專案溝通管理
文章類別專案管理 人氣值:♥994
專案溝通管理 「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊」所需的一系列流程,包括辨識利害關係者、規畫溝通、發布資訊、管理利害關係者的期望,以及報告績效等。 執行專案時,所謂有效的溝通,就是在不同利害關係者之間,搭起一座橋梁,無論是定期發布專案績效,或是當專案內容變更時,都要即時讓利害關係者知道。溝通,「就如同支撐專案管理、讓其穩固的骨幹一般,」。

3步驟做好溝通管理 根據《專案管理知識體指南》,溝通管理分為3步驟: 1.規劃溝通管理(Plan Communication Management): 依據利害關係人的資訊需求,發展溝通計畫。專案經理的基本工作是「定期」發布績效資訊給利害關係人,且若專案出現變更也要立即通知。管理其他資訊考慮的因素包括:誰需要什麼資訊?他們將於何時需要?資訊應該如何儲存,以何種形式儲存?並且把時區、語言障礙和跨文化因素納入考量。

2.管理溝通(Manage Communications): 依照溝通規劃管理書,蒐集、分派、處置資訊的流程。但更重要的是被利害關係人已經接收並了解需要的訊息,所以溝通的方法非常重要。溝通方式主要可分為:互動式溝通(會議、電話)、推進式溝通(電子郵件、報告、傳真)和拉式溝通(內部網站、資料庫)。

3.控制溝通(Control Communications): 屬於專案生命周期中的「監控」流程,要確保專案利害關係人的資訊需求被滿足,溝通管理流程能重複執行。

《實戰麥肯錫》 (The McKinsey Engagement)針對專案中的溝通,提出3項守則: 守則1:經常溝通。儘管許多人抱怨,寫電子郵件、製作文件或開會讓人厭煩,但溝通不足所要付出的代價更大。在做出重要決定時,缺乏他人的觀點回饋,或成員做了重複的工作卻不自知。因此,在專案進行中,溝通是寧可多、不可少。尤其是壞消息,更要與每個人分享,因為那更需要參考別人的意見。

守則2:專心地傾聽。知名管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Co.)提出了4個聆聽的訣竅,包括「在對方說話的當下,拋開自己的主題,不要打斷對方」「看著說話者,保持眼神接觸,把注意力放在對方身上」「透過語言或肢體動作,鼓勵對方」以及「討論對方的發言內容,予以總結、釋義,展現你對內容的了解」。最後,別忘了主動詢問尚未發表意見人士的想法,這對個性內向的團隊成員尤其重要。 守則3:對事不對人。討論過程中,團隊成員常會提出不同的答案,有時候人會為了維護價值觀,而為自己的想法大力辯護,尋求認同;但較好的做法是把人與想法切開,只針對想法進行討論。

發布日期:2016/03/29
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