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訓練,訓人知所短,練人之所長。透過分析、設計、發展、執行與評鑑等五個過程,協助人資緊密結合企業目標。

by 郭俊成

 
郭俊成
講師姓名: 郭俊成
現任職位: 上市企業集團高階經理人
專長課程: 行銷管理,人力資源管理,經營管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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改善會議流程,提升會議品質?
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把會議時間減半 企業老闆或管理階層,如把會議時間減半,如把2小時的會議時間縮成1小時,1小時的會議縮成30分鐘,30分鐘的會議縮成15分鐘。如時間被限縮,自然會加快節奏、增加發言。

此外,想要有效控管會議時間,主席可以記錄各項發言分別屬於「提問」「表達意見」,或只是「抒發感想」等,嘗試分析是否符合會議進度與會議目標。甚至統計每個人的發言時間,了解哪些人較容易陷入演講模式。

將會議數量和出席人數都減半 改善開會效率,光把時間減半是不夠的。 很多會議其實可以合併成一個會議,卻被分開舉行。如專案執行會議,明明開一次,把所有任務執行時間、誰負責執行等,說清楚就行,卻還要再開每個階段的進度會議,沒完沒了。

說穿,很多會議只是為安撫人心,所以要每半年盤點一次,將其數量減半。此外,要加快工作速度,把會議的出席人數縮減到最少也非常重要。如果只有3~5人一起開會,每個人就都得要很認真,皮繃得比較緊,專心聆聽著每一句話,所有人的生產力自然大幅提升。

讓會議討論快速、有效地進行 只要培養出能使會議討論快速、有效進行的能力,你的工作就會急遽加速而且順利進行。方法如下:

讓與會者陸續發言 平常了解所有人各自對於問題有著什麼樣的想法。在會議中,才能請誰、以什麼方式率先表達意見。如果會議一開始討論不夠熱烈,會議主持人可提出問題以激發議論。

促使觀點不同的人踴躍發言 主席可以針對希望他表示意見的部分提出問題。想想這個人的觀點和其他人有何不同、他可能會從什麼角度發言,想辦法引起他的興趣。 如果你希望某人發表意見,也可事先有禮貌地拜託對方配合。

能依內容而非聲音大小做判斷 不是比較大聲的意見,就是對的。要做到客觀判斷,就必須持續認真傾聽所有人的發言內容,將重點放在發言的目的與依據。

不要強迫、勉強下結論 會議結論絕不能在意見紛歧時,為節省麻煩,而做出單一的奇怪結論。 一旦發生意見衝突,就要先逐一確認相同點,讓發生衝突的人冷靜下來,減緩雙方對彼此的戒心。即使衝突很激烈,只要仔細詢問,多半都還是能找出許多一致的部分。

釐清對立意見的真實想法,解決衝突 衝突發生,主要是因為各自假設前提不同,而產生不同的論點。所以要解決衝突,就得釐清各方的假設,再整理出意見本身的差異。 這麼做之後,往往能讓雙方看見差異,並發現彼此的想法其實也沒差距多少,不需要為此有太大的負面情緒。

討論沒交集時,引導大家在同一基礎上進行討論 當討論出現A談降低成本,B說的卻是開發顧客時,就很容易造成A、B兩人各說各話。如果想順利引導討論,就要時時注意,並持續思考發言者真正想說的是什麼?現在是以什麼樣的方式表達?其目的為何?

發布日期:2016/02/17
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