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by 郭俊成

 
郭俊成
講師姓名: 郭俊成
現任職位: 上市企業集團高階經理人
專長課程: 行銷管理,人力資源管理,經營管理
授課地區: 台北市、新竹縣市、台中市
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「標準作業程序」SOP
文章類別經營團隊 人氣值:♥1007
「標準作業程序」SOP,Standard Operating Procedure 先經過「組織規畫」「作業設計」這兩個步驟,定義工作範圍和考量實際情境,才付諸白紙黑字,即「SOP編寫與實施」,最後再檢視是否符合現況,如此得出的SOP,才會符合企業需求且真正能落實。

簡單說,組織規畫就是釐清「什麼人該負責什麼工作」,明確劃分每個職務職權(authority)、職責(responsibility)與責任範圍(accountability)。職權意指「職務帶來的相關權力」;職責是指「職務要負擔哪些責任」;責任範圍則是「這個職務要做哪些工作」。

在職務組織規畫好之後,會得出兩項實際可見成果:一是組織圖(organization chart),說明每個職位的職權與職責關係;另一個是工作說明書(job description),明白指出每件事該由誰做、又該負責做好什麼工作。有這兩份文件,就可以據此了解每個人的工作執掌與責任範圍。因此,制訂SOP第一件工作,就是仔細盤點職務和職責,確認誰做什麼、誰的責任。

「標準作業程序」SOP,Standard Operating Procedure 「成功就是把對的經驗不停複製及改良。」當一項工作反覆地做,從錯誤當中持續修正方法,職場人會獲得一套只要照著做就不會出錯的成功方程式,也稱為「最佳實踐」(Best Practice)。

透過SOP撰寫,還可以重新檢視自己工作流程有沒有改進空間。 SOP:「守、破、離」離三階段 守:抓住正確方向,拆解工作流程 在還不熟悉怎麼將工作SOP化的初期,先守住正確方向,透過理論,學習該如何蒐集資料、拆解工作流程,一步步製作流程圖與檢核表,奠定扎實的基本功。

破:經由不斷嘗試,優化流程 初步寫出工作SOP之後,最重要的是要將它實際應用在工作上。從不斷地trial and error(試誤)中,找出改善點。這時你開始破除框架,懂得參考各方成功者的SOP,借用成功經驗優化自己的流程。

離:脫離過往習慣,找到最佳工作方法 當自己對工作很熟練,能夠靈活執行SOP步驟和技巧,甚至還發展出一套你自己的訣竅,你就脫離了過往,擁有一套專屬於你的最佳工作方法。

有些人認為依賴SOP,容易使人陷入僵化、不知變通的窘境。這是因為對SOP有錯誤認知。使用SOP不僅要知道怎麼做,更要知道「為什麼這麼做」。當職場人清楚知道每個步驟形成的背後原因,面對突發狀況時,才懂得掌握原則、隨機應變,不至於腦袋空白,不知所措。

最後, 還要記得所有SOP都必須逐步完善,只要有不對的地方就改掉,保持時時更新的狀況。SOP基本精神即是「80/20法則」:意思是先解決八成的普通問題,再去處理後續的兩成少見問題。不要幻想SOP一次建立後就可以處理所有事情,或是適用於所有情況,關鍵在於,不要讓普通問題耗費自己不成比例的心力。

發布日期:2016/02/17
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